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L'obbligo è previsto dall'art. 16, comma 6 della l. 28 gennaio 2009, n. 2, secondo il quale
Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, gia' costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata.
La norma non prevede sanzioni specifiche, trovando, quindi, applicazione la norma generale prevista dall'art. 2630, comma 1 del codice civile (come modificato dal D.L. 11 aprile 2002, n. 61) e rubricata "Omessa esecuzione di denunce, comunicazioni o depositi" secondo la quale
Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 206 euro a 2.065 euro.
Sono soggetti all'adempimento dell'obbligo, ai sensi della Circolare del 3 novembre 2011, n. 3645 del Ministero dello Sviluppo economico, tutte "le imprese […] costituite in forma societaria" iscritte nel registro delle imprese che non abbiano già adempiuto.
Sono, dunque, obbligate a comunicare il proprio indirizzo PEC al Registro delle Imprese
- Le società di capitali e di persone;
- Le società semplici;
- Le società cooperative;
- Le società in liquidazione;
- Le società estere che hanno in Italia uno o più sedi secondarie.
La domanda di iscrizione dell'indirizzo di PEC
va presentata mediante la "Comunicazione unica" di cui all'art. 9 del D.L. 7/2007, e, nell'ambito di questa, mediante la modulistica registro imprese/REA (modulo S2, riquadro 5, nei soli campi relativi all'indirizzo di posta elettronica certificata)." ed è esente dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
La circolare chiarisce anche che
La comunicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata deve essere presentata dal legale rappresentante dell’impresa: si segnalata, a tal fine, che sul sito www.registroimprese.it è disponibile una procedura semplificata on fine che consente di procedere all’adempimento in modo ancora più rapido.
e continua spiegando che
Si ritiene che nulla osti all’indicazione, nell’ambito della comunicazione in questione, dell’indirizzo di posta elettronica di uno studio professionale che assista l’impresa negli adempimenti burocratici, ovvero, ad esempio, di un’altra società cui l’impresa obbligata all’adempimento sia giuridicamente o economicamente collegata.
In caso di rinnovo della PEC già iscritta al registro delle imprese, avvenuto sia precedentemente sia successivamente alla sua scadenza, non dovrà essere fatta alcuna comunicazione al registro delle imprese.
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